업무 효율성 향상 방법, 낮은 생산성은 우리를 가난하게 한다

업무 효율성 향상에 대한 이야기를 해보려 합니다. 최근 가난한 나라들을 다니다보니 정말 비효율적으로 일을 하고 있었기 때문입니다.

업무를 효율적으로 하지 못하면 생산성이 낮아지고, 낮은 생산성은 개인은 물론, 조직, 국가까지도 가난해질 수 있습니다.

업무 효율성을 향상시키기 위해 기업과 개인이 할 수 있는 방법까지 알아보도록 하겠습니다.



가난한 나라 사람들은 효율적으로 일하지 않는다


많은 사람들이 저개발 국가 사람들은 게을러서 가난을 벗어나지 못한다는 말을 하고는 합니다. 하지만 직접 겪어보며 느낀 것은 다들 무척 부지런하다는 것입니다. 일할 기회만 주어지면 주말도 없이 하루에 12시간, 14시간, 더럽고, 위험하고 고된 일도 마다 않습니다.

그마저도 변변한 직장을 가질 수 있는 기회는 거의 없고 대부분 작은 소매점의 계산원, 배달부, 잡일을 하는 수준입니다.

그만큼 노동 생산성이 극도로 낮습니다. 부가가치가 낮은 산업에 일을 하다보니 하루에 12시간씩 일을 해도 한달에 급여로 가져갈 수 있는 돈이 200달러가 안되는 경우도 많습니다.

업무 효율성 향상

가난한 국가의 국민이 개인이 게으르고 멍청해서 일까요? 저는 아니라고 생각합니다. 고부가가치 산업과 그에 맞는 일자리가 존재할 만큼 사회가 성숙하지 못했기 때문입니다. 대한민국도 과거에는 정말 비효율적으로 일했지만 점점 더 효율화 시키며 인당 생산성을 높였기에 지금의 경제발전을 이룰 수 있었습니다.

꼭 이것이 국가 단위의 문제일까요? 같은 국가 내에서도 어떤 조직과 기업에 들어갔느냐에 따라서 인당 생산성의 문제는 극명하게 달라집니다.


인당 생산성은 조직이 좌우한다


예를 들어서 같은 사람이 ‘삼성전자‘에 들어간 경우와 ‘중소기업’에 들어간 경우를 생각해 보겠습니다.

분명히 같은 사람이라고 하더라도 그들의 일하는 방식은 다릅니다. 삼성전자에서는 신입사원 연수부터 시작하여 교육이 체계적으로 이루어지며 일은 분업화 되어 있고 모든 것에 따라야할 참고 자료와 지침들이 있습니다. 일을 잘 할 수 있는 풍부한 시스템과 인프라가 갖추어져 있어 하라는 대로 잘 따라가면 평타는 합니다.

반대로 중소기업에서는 인수인계를 해주는 사수는 이미 도망간지 오래되었고 아무도 알려주는 사람이 없어 맨 땅에 헤딩 해가며 겨우 겨우 일에 적응해 나가야 합니다. 야근과 잔업을 하더라도 일은 끝나지 않습니다.

2022년 조사된 바에 따르면 삼성전자의 인당생산성은 매출 12억, 영업이익 1억 수준입니다. 반면에 50인 미만 제조 중소기업에 들어갔을 때에는 연매출 2억 5천만원 수준입니다.

당연히 부가가치가 높은 만큼 더 높은 급여를 요구할 수 있겠죠. 기업 입장에서도 한 사람이 높은 부가가치를 창출하는 만큼 기업에도 큰 이득입니다.

아무리 잘난 사람이라고 하더라도 중소기업에 들어가면 생산성이 낮아질 수 밖에 없고 못난 사람이라고 하더라도 조직의 힘에 기대어 높은 생산성을 보일 수 있는 것입니다.


업무 효율성 향상을 위해 조직이 해야할 것



그렇다면 업무 효율성 향상을 위해서 어떤 것들을 해야하는지 살펴보도록 하겠습니다.

1. 고부가가치 사업으로 전환

과거 삼성전자는 밀가루와 설탕 팔던 회사였습니다. 하지만 지금은 세계 최고의 반도체 회사가 되었죠. 밀가루는 현재 더 이상 부가가치가 높은 산업이 아닙니다.

산업의 구조를 바꾸기 위해 정부와 함께 막대한 R&D투자를 하고 인재를 양성했으며 글로벌 시장에 진출했습니다.

기업은 이러한 고부가가치로 넘어가려는 사업의 체질개선과 혁신이 없으면 업무 효율성 생산성은 점점 떨어져 갈 수 밖에 없습니다.

직원 개인이 다른 사업으로 전환할 수 없습니다. 기업의 오너와 경영진이 이를 결정하고 강력하게 밀어붙여야만이 생산성, 업무 효율성 향상이 가능합니다.

2. 불필요한 업무 없애기

불필요한 업무 절차를 간소화, 최소화 시키는 것이 좋습니다. 직원들이 어떤 잡스러운 일에 시간을 쓸데 없이 허비하는지 확인 해 봐야 합니다.

회의를 위한 회의, 보여주기식 자료 만들기, 복잡한 결재 시스템 등이 대표적인 사례 입니다.

불필요한 업무를 줄인다면 정말 필요한 업무에 직원들은 시간과 에너지를 쏟을 수 있고 그만큼 업무 효율성 향상을 이룰 수 있을 것입니다.

3. 목표 명확히 하기

조직의 목표가 뚜렷하지 않으면 직원들은 어디로 가야할 지 모릅니다. 목표는 뚜렷하고 직원들 모두가 공감하며 이해하기 쉬워야 합니다.

큰 목표를 설정했다면 세부과업 들을 설정하고 이러한 목표를 관리해주어야 합니다. 조직의 목표와 직원 개인의 목표를 연결 시켜 주고 개별 목표를 지정해준다면 더욱 효과적일 것입니다.

4. 인센티브와 패널티 주기

상과 벌이 있어야 합니다. 작은 목표를 달성했다면 그에 걸 맞는 상을 주도록 합니다. 꼭 금전적인 보상이 아니어도 좋습니다. 조직 내에서 인정과 칭찬, 포상 휴가, 인사고과 평가 등이 인센티브가 될 수 있습니다.

반대로 성과가 좋지 않은 직원에게 패널티를 주는 것도 방법입니다. 다만 정량적인 목표에서 얼마나 미달 되었는지, 객관적인 근거를 가지고서 상기시키는 정도가 좋겠습니다. 공개적으로 망신주기 같은 패널티를 주거나 감봉등을 했다가는 직원이 아예 의욕을 상실해서 더욱 업무 효율성이 떨어지는 역효과가 날 수 있기 때문입니다.

5. 최우선순위 업무 확인

어떤 업무가 조직에 있어서 가장 최우선 업무인지 확인하는 것이 중요합니다. 워낙에 여러 업무가 있지만 회사의 최우선 업무에

영업이 중요한 회사라면 영업이 가장 최우선 업무일 것입니다. 제품 개발 단계에 있는 회사라면 상품 개발과 시장조사가 가장 최우선 업무가 될 것입니다.

6. 적합한 인재배치하기

사람은 고쳐쓰는 것이 아니라는 말이 있습니다. 사람마다 개인이 잘하는 것, 못하는 것이 다 다릅니다. 안되는 것을 끌어올리려고 하기보다는 장점을 최대한 발휘할 수 있는 포지션에 사람을 배치하는 것이 조직의 업무 효율성 향상에 도움이 됩니다.

꼼꼼함은 부족하지만 사람들에게 진심이며, 추진력이 있는 사람이라면 회계를 맡기기 보다는 영업이나 신사업을 맡기는 것이 좋겠습니다. 억지로 꼼꼼함을 끌어올리려고 하는 것은 오히려 시간과 에너지만 소모하게 만듭니다.

7. 업무에 필요한 자원 지원

신사업을 하겠다면서 인력만 배치해놓고 아무것도 지원해주지 않는 회사가 있습니다. 당연히 그 신사업은 지지부진하다가 말아 먹을 수 밖에 없죠.

그에 맞는 전문적인 교육과 인력 배치, 해당 업무에만 집중할 수 있게 만드는 시간 배치, 자금 지원 등이 필요합니다.

큰 회사에 경영지원, 영업지원 부서가 있는 이유도 이 때문입니다. 작은 기업에서는 그나마 시간 배정과 관심 법카라도 지원해주는 것이 좋습니다.


업무 효율성 향상을 위해 개인이 할 것



회사와 조직이 해야할 일 이외에 개인이 업무 효율성 향상을 하기 위해 할 수 있는 일에 대해서 생각해 보겠습니다.

1. 건강관리

일을 잘 하기 위해서는 신체적으로 건강 해야 합니다. 아무리 일을 열심히해도 몸이 건강하지 않은 상태라면 지속 가능하지 않습니다.

규칙적이고 건강한 생활 습관, 절주, 금연, 운동 등으로 항상 최상의 컨디션을 유지하세요. 건강한 몸에서 나오는 자신감과 에너지가 업무 효율성 향상으로 이어집니다.

2. 능력계발

회사나 조직이 종종 교육을 시켜주기는 하지만 턱 없이 부족합니다. 결국 기술이 향상되고 전문적인 지식을 쌓는 것은 개인의 몫입니다.

본인이 업무에 있어서 부족한 부분이 있다고 한다면 업무 중에도, 여가 시간을 활용해서 해당 능력을 계발하셔야 합니다. 만약 회사의 업무와 직접적인 연관이 있는 능력계발이라면 회사에 건의하여 교육을 받을 수 있도록 요청해보시는 것도 좋습니다.

3. 집중 가능한 환경 만들기

우리가 공부할 때 책상부터 정리하는 사람이 많습니다. 집중 할 수 있는 환경을 만드는 것이죠. 업무도 마찬가지입니다. 현재 이런저런 파일창이 열려 있는 사무직이라면 현재 집중하고 있는 창 하나만 띄워 놓는 것이 좋습니다.

작업 환경이 지저분하다면 작업 환경을 깨끗히 정리정돈 하는 것이 좋습니다. 인간은 멀티태스킹이 불가능한 존재입니다. 한번에 하나에 집중할 수 있도록 환경을 세팅하고 그 일에 집중해보시기 바랍니다.

4. 우선순위 정하기

워렌 버핏은 연간 목표를 20가지를 적은 다음 전부 다 지워 나가고 결국 1~2개만 남기고 나머지 것을 잊어버리라고 이야기 합니다. 결국 선택을 하고 집중하라는 이야기입니다.

우리는 개인이 가진 여러가지 목표들에서 우선 순위를 잘 구분할 줄 알아야 합니다. 여러가지 목표가 있다고 하더라도 그 중에 정말 중요한 목표, 그리고 실현 가능한 목표는 그렇게 많지 않습니다.

무엇이 중요한지 가려내고 그 중에서 가장 중요한 것부터 우선적으로 일을 처리 합니다. 만약 본인이 어떤 일이 우선순위인지 의심스럽다면 직장 상사나 동료와 상의 해 보는 것도 좋습니다 .

5. 좋은 인간관계

사람이 혼자 할 수 있는 일은 많지 않습니다. 특히 조직 생활을 하고 있다면 수많은 관계자의 협조와 협력을 이끌어 내야 일이 이루어 집니다.

본인의 능력이 아무리 출중하다고 하더라도 다른 사람이 비협조적이라면 업무 효율성과 생산성은 떨어질 수 밖에 없습니다. 이는 높은 자리로 올라갈수록, 사장이나 경영자에 있어도 마찬가지 입니다.

다른 사람의 협조와 협력을 이끌어 내기 위해서는 항시 좋은 인간관계를 유지하는 것이 필요합니다. 인간관계에는 정답이 없기 때문에 가장 어려운 일 중 하나가 아닐까 싶습니다.

좋은 관계를 가지는 것도 능력입니다. 본인이 직접 필드에서 뛰지 않더라도 다른 사람의 협조를 이끌어 내어 큰 과업을 이루어내고 효율적으로 일하는 사람도 있습니다.


현재 내 연봉에 불만을 갖고 있다면?


현재 내 연봉과 수익에 불만을 갖고 있다면, 한번 곰곰히 생각해 볼 필요가 있습니다. 과연 내 업무 생산성은 어느 정도일까? 내가 현재 생산해내는 가치는 연간 얼마 정도 되며 그에 합당한 보상을 받고 있는지 말이죠.

만약 본인이 충분한 생산성을 보이지 않는 일을 하고 있다면 이 것이 나의 문제인지, 조직의 문제인지, 산업 구조의 문제인지 생각해 봐야 합니다.

우선 개인이 업무 효율성 향상을 위해 노력하고 생산성을 높일 수 있다면 해보는 것이 좋습니다.

조직의 문제라면 조직을 바꾸려고도 노력 해봐야 합니다. 마지막으로 산업구조의 문제라면 산업을 갈아타는 것도 고려해 보는 것을 추천 드립니다.

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